L’économie se débat pour répondre à la menace de COVID-19. Les entreprises du monde entier doivent protéger la santé de leurs employés et minimiser l’impact sur leurs activités grâce à un solide plan de continuité des activités.

Qu’est-ce que la gestion de la continuité des activités ?

Au plus haut niveau, un programme de gestion de la continuité des activités fait référence au processus de gestion holistique qui identifie les menaces potentielles pour votre entreprise et vous aide à développer la résilience organisationnelle pendant et après un événement réel.

Il existe divers événements, dont la pandémie actuelle de coronavirus, qui peuvent provoquer d’importantes perturbations des activités. Ces perturbations peuvent entraîner la perte temporaire ou permanente des exigences essentielles, notamment les dossiers vitaux, l’infrastructure informatique et le personnel nécessaire à l’exécution des opérations commerciales.

Pour protéger la viabilité d’une entreprise, les entreprises peuvent travailler à l’élaboration de stratégies de reprise spécifiques à un site qui se concentrent sur une perturbation pendant un cycle économique de pointe, lorsque les services ou la production sont au plus haut niveau et au point le plus critique.

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Outils de continuité des activités

Une analyse de l’impact sur les entreprises permet à une entreprise d’identifier les sites et les opérations commerciales qui, en cas d’absence, auraient un impact sur la rentabilité et menaceraient la survie de l’entreprise. Bien que la taille et la complexité des éléments essentiels de l’entreprise varient d’une entreprise à l’autre, la capacité à quantifier et à hiérarchiser les opérations commerciales critiques est un élément clé de la continuité de l’activité.

La réalisation d’une analyse de l’impact sur les activités permettra à chaque service de votre organisation d’expliquer et de discuter de la manière dont le coronavirus, ou un autre événement inattendu, peut affecter sa fonction commerciale. Les responsables doivent également examiner les éléments suivants de la planification de la continuité des activités pour chaque fonction essentielle :

– Identifier la durée et le moment où une interruption compromettrait les processus critiques et définir des objectifs de temps de rétablissement.

– Estimer le temps d’arrêt maximum autorisé pour chaque fonction commerciale spécifique.

– Tester la largeur de bande et la faisabilité du travail à domicile.

– Identifier et mettre en œuvre des actions pour atténuer les risques et développer des méthodes tactiques pour poursuivre les opérations critiques en toute sécurité.

– Élaborer des formations et des exercices pour le personnel chargé du plan de continuité des opérations.

Les interventions spécifiques aux sites et le coronavirus

Un plan de continuité des activités doit inclure des détails spécifiques au site qui peuvent orienter la poursuite des processus critiques et les activités de restauration. Les éléments suivants doivent être inclus dans un plan de continuité des activités spécifique au site.

1. Liste de distribution du plan : Noms, adresses et coordonnées des personnes qui conservent un accès sécurisé au plan de continuité des activités.

2. Contacts clés et procédures de notification : Identifiez tous les contacts primaires et secondaires qui doivent être informés de l’interruption de votre activité. Il est important de vérifier régulièrement l’exactitude des informations de contact et de former le personnel aux procédures d’activation et de notification du plan de continuité des activités.

3. Rôles et responsabilités clés du personnel : Élaborer des listes de contrôle et des procédures spécifiques à chaque poste, détaillant les responsabilités depuis la mise en œuvre de la continuité des activités jusqu’à la reprise. Des équipes de travail devraient être formées, au minimum, pour couvrir chaque processus opérationnel critique. La structure des équipes de continuité des activités, les organigrammes et les interfaces doivent être clairement communiqués. Il peut être nécessaire de prévoir une formation interéquipes, au cas où les membres de l’équipe principale ne seraient pas disponibles.

4. Lieu(x) de reprise hors site : Indiquer l’adresse, les coordonnées, les équipements disponibles sur place et tout équipement externe nécessaire pour assurer l’efficacité des opérations.

5. Plan d’action pour la récupération : Identifier/développer les processus et procédures progressifs nécessaires pour récupérer chaque processus opérationnel critique. Les délais de la liste de contrôle des interventions peuvent inclure des incréments de temps tels que la première heure, 24 heures, 48 heures, une semaine, un mois, et la récupération à long terme.

6. Données des clients : Identifier les méthodes de communication et les coordonnées nécessaires pour informer les clients des interruptions des produits livrables. Des relations et une communication efficaces avec les clients peuvent être essentielles pour les fidéliser et maintenir des relations positives pendant une interruption de l’activité.

7. Liste des contacts critiques des fournisseurs et des vendeurs : Identifier les coordonnées des dépendances et interdépendances des fournisseurs et des vendeurs. Les retards de transport ou les événements qui surviennent chez les fournisseurs peuvent affecter les délais de livraison ; le plan devrait donc aborder cette question.

8. Liste des autres fournisseurs et fournisseurs essentiels : Les défaillances de la chaîne d’approvisionnement, comme celles que nous observons dans le monde entier à cause du coronavirus, peuvent paralyser des éléments clés de l’entreprise. Dans le cadre du processus de planification, il convient d’explorer d’autres fournisseurs et d’autres prestataires, et de documenter les coordonnées et le matériel de contact afin de réduire l’impact de la perturbation des fournisseurs principaux.

9. Documentation et détails d’assurance : Identifier les détails de la couverture d’assurance et les coordonnées exactes. La charge de la preuve en cas de réclamation incombe généralement au titulaire de la police. Précis et détaillés

9. Documentation et détails d’assurance : Identifiez les détails de la couverture d’assurance et les coordonnées exactes. La charge de la preuve en cas de sinistre incombe généralement au preneur d’assurance. Des dossiers précis et détaillés sont impératifs. Des formulaires de documentation doivent être mis à la disposition de tous les responsables d’unités opérationnelles essentielles pour que la documentation soit fournie en temps utile.

10. Exigences technologiques : Identifier le matériel et les logiciels nécessaires, ainsi que le temps de récupération minimum requis pour chaque processus opérationnel critique.

11. Sauvegarde des données : Votre plan doit identifier les détails des sauvegardes de données et les méthodes de récupération (objectifs de temps de récupération). Si les procédures de sauvegarde actuelles sont douteuses, les mesures d’atténuation doivent être évaluées avant qu’un événement ne perturbe l’activité.

12. Exigences en matière d’équipement : Identifiez les besoins en équipement pour chaque unité commerciale, les fournisseurs principaux et alternatifs, et les objectifs de temps de récupération.

13. Examiner et réviser : Sur une base annuelle, ou lorsqu’un changement important se produit dans la structure organisationnelle, le déroulement des processus ou la technologie, ou à la suite d’un incident, intégrer les dangers et les vulnérabilités nouvellement identifiés et les processus d’atténuation dans le plan de continuité des activités. Inclure les révisions concernant le personnel, les installations, les besoins informatiques, les fournisseurs et les dossiers vitaux essentiels.

Bien que de nombreux pays s’attachent à assurer la cohérence des services de santé publique, les entreprises ont toujours la responsabilité d’atténuer les risques que le coronavirus fait courir à leurs employés, parties prenantes et clients. Les plans de continuité des activités permettent aux entreprises de planifier, de se préparer et de réagir si la pandémie s’aggrave.

Retrouvez les ressources officielles de l’état : https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/deconfinement-et-conditions-de-reprise-de-l-activite/